Bilgi Merkezi · Süreç kontrolü
Vardiya devir teslimde hangi bilgiler kontrol edilir?
Vardiya devir teslimde açık işler, karar bekleyen ziyaretçi veya araç takibi, beklenen sevkiyat, arıza bildirimleri ve sonraki kontrol zamanı aktarılır. Teslim eden ve alan ekip yalnız olay listesini değil, hangi kurum sorumlusundan hangi kararın beklendiğini de anlamalıdır. Bu liste kurumun kendi talimatına uyarlanacak boş bir süreç çerçevesidir.
Ekip/tesis yöneticisinin açık işleri teslim alan kişiye izlenebilir biçimde aktarması
- AÇIK İŞ
- ARAÇ
- BİLDİRİM
- TALİMAT
Olay kaydı ile açık işi ayırın
Olay kaydı geçmişte görülen durumu anlatır; açık iş kaydı ise hâlâ yapılması gereken adımı belirtir. Aynı olayın bildirimi tamamlanmış olsa bile teknik arıza veya kurum onayı beklenebilir. Devir sırasında “bildirildi” ifadesi kime, ne zaman ve hangi takip beklentisiyle bildirildiğiyle birlikte okunmalıdır. Yeni vardiya eski olayı tekrar araştırmak zorunda kalmadan mevcut durumu anlayabilmelidir.
| Devir alanı | Yazılacak bilgi | Kapanış için gereken |
|---|---|---|
| Açık ziyaret / servis | Kabul eden rol, devam eden iş, erişim sınırı | Yetkili teyidi ve çıkış bilgisi |
| Kapı / sistem arızası | Görülen durum, bildirilen birim, geçici talimat | Sorumlunun kapanış teyidi |
| Bekleyen sevkiyat | Kapı, kabul muhatabı, beklenen karar | Lojistik kabul / ret kararı |
| Ortak alan bildirimi | Gözlem, yönetim muhatabı, takip adımı | Yönetimden alınan sonuç |
Devriye gözlemini aktarırken teknik hüküm vermeyin
Kontrol turunda görülen açık kapı, aydınlatma sorunu veya geçici alan değişikliği için gözlem ile yorum ayrı tutulur. Güvenlik ekibinin gözlemi teknik bakım onayı değildir. Önceki vardiyadan kalan bildirim, takip sorumlusunun dönüşü olmadan sessizce kapanmaz. Devirden sonra teslim alan kişinin açık işleri anladığı teyit edilir; yalnız imza alınması bu iletişimin yerini tutmaz.
Açık iş ile tamamlanmış bilgiyi ayırın
Bir bildirimin yapılmış olması, işin sonuçlandığı anlamına gelmeyebilir. Devir sırasında bekleyen kararları ayrı gösterin.
Vardiya notlarını geçmişte olan her şeyi tekrar yazan bir metne dönüştürmeyin. Tamamlanmış işin kaydının nerede bulunduğunu belirtmek yeterli olabilir; açık işte ise konu, mevcut durum, karar sahibi ve sonraki kontrol bilgisi anlaşılır olmalıdır. Kurumun kullandığı kayıt sistemi varsa yeni bir paralel kayıt düzeni kurmak yerine aynı düzenin devirde nasıl kullanılacağını açıklayın.
- Onay bekleyen ziyaretçi veya erişim konusu.
- Kabul bilgisi netleşmeyen araç veya teslim.
- Kuruma bildirilmiş, kapanışı teyit edilmemiş arıza.
- Geçici değişen kapı, güzergâh veya kurum talimatı.
Teslimin üç adımı: anlat, doğrula, sahip ata
Bilgi aktarmak ile işin takip sorumluluğunu devretmek ayrı adımlardır. Teslim alan kişi kaydı açıklayabilmelidir.
| Kontrol | Açıklanacak bilgi | Netleştiren taraf |
|---|---|---|
| Aktarma | Açık konu ve son doğrulanmış durum | Teslim eden ekip |
| Anlama | Hangi karar/kayıt eksik, bir sonraki adım ne? | Teslim alan ekip |
| Kurum kararı | Kimin yetkisinde ve nasıl ulaşılacak? | İlgili kurum sorumlusu |
| Takip | Kurumun belirlediği kontrol zamanı/kayıt yeri | Atanan takip rolü |
Teslim sırasında kaydın anlamı farklı yorumlanıyorsa devir tamamlanmış kabul edilmeden ilgili sorumluya soru yöneltilir. Ekipten kurum yetkilisinin yerine geçerek karar vermesi beklenmez. Vardiya saatinde yetkiliye ulaşılamayan durumlar için önceden belirlenmiş bildirim yolu kullanılmalıdır; bu rehber yeni bir yetki devri oluşturmaz.
Bilgi aktarmak ile işin takip sorumluluğunu devretmek ayrı adımlardır. Teslim alan kişi kaydı açıklayabilmelidir.
- AKTAR
- DOĞRULA
- KARAR SAHİBİ
- KAYIT
Araç ve sevkiyatın kalan adımını yazın
Kapıdan girmiş bir araç için yükleme, ticari kabul veya çıkış işlemi henüz tamamlanmamış olabilir.
Saha içindeki araç takibinde sonraki ekibin ihtiyacı, işin hangi aşamada olduğudur. Beklenen sevkiyatın kabul sorumlusu, aracın kurumca belirlenmiş bekleme noktası ve açık belge uyuşmazlığı varsa bildirim durumu aktarılır. Tesisin talimatı dışında araç, kişi veya ticari belge bilgisi toplamayı bu listeyle başlatmayın. Bir sonraki ekibin hangi mevcut kayda bakacağı açık olsun.
Boş devir formunu tesisinize uyarlayın
Aşağıdaki alanlar bir gerçek olay kaydı veya hukuki zorunluluk değildir. Kurumunuzun süreç sahibi şablonu kendi düzeniyle eşleştirir.
| Alan | Doldurulacak bilgi |
|---|---|
| Konu / mevcut kayıt | İşin adı ve kurum kayıt referansı |
| Son doğrulanmış durum | Ne biliniyor, ne belirsiz? |
| Beklenen karar | Kurumun netleştireceği nokta |
| Kurum sorumlusu | Rol / kurumun iletişim yolu |
| Teslim eden ve alan | Kurumun mevcut ekip kayıt düzeni |
| Takip zamanı | Planlanan sonraki kontrol |
| Kapanış bilgisi | Tamamlanmayı gösteren teyit veya kayıt |
Anahtar veya ekipman devri kurumun mevcut teslim prosedüründe yer alıyorsa o kayda referans verilir. Eksik teslim, teknik arıza ya da erişim belirsizliği aynı başlık altında belirsiz bir not olarak bırakılmamalıdır. Teknik işin kapandığını söylemek için kurumun tanımladığı teyidi bekleyin; görevli teknik kontrolü üstlenmiş gibi görünmesin.
Aşağıdaki alanlar bir gerçek olay kaydı veya hukuki zorunluluk değildir. Kurumunuzun süreç sahibi şablonu kendi düzeniyle eşleştirir.
- TESLİM
- TAKİP
- TEYİT
- KAPANIŞ
Devri, kapanış kontrolüyle tamamlayın
Devir sonrası takip edilmesi gereken işlerin sayısı ve sorumluluğu anlaşılmalıdır; yalnız imza toplamak yeterli bir hazırlık ölçütü değildir.
- Teslim alan ekip açık kayıtların ne anlama geldiğini açıklayabiliyor mu?
- Kurum kararı bekleyen konunun muhatabı belli mi?
- Takip zamanı ve kullanılacak kayıt yeri yazılmış mı?
- Kapanış bilgisi geldiğinde kimin kaydı güncelleyeceği net mi?
Ekip alıştırmasında boş kayıt üzerinden bilgi aktarımı çalışılabilir. Ziyaretçi kabulü, arıza bildirimi ve sevkiyat bekleme gibi farklı süreçler için aynı takip mantığını kullanın; içeriğini tesisin kendi talimatlarıyla doldurun. Sorunun kaynağı talimat belirsizliğiyse eğitimden önce kurum kararı alınır.
Karar vericinin soruları
Bildirilen iş kapanmış sayılır mı?
Her zaman değil. Bildirimin muhatabı, beklenen işlem ve takip sahibi yazılmalıdır. Kurumun belirlediği kapanış teyidi gelmediyse iş yeni vardiyaya açık olarak aktarılır.
Devirde hangi bilgi tutulmamalı?
Görev için gereksiz kişisel bilgiler ve doğrulanmamış yorumlar çoğaltılmaz. Görülen durum, karar, bildirim ve takip adımı kurumun kayıt düzenine göre ayrılır.
Gözlemi bildirim ve açık iş kapanışına bağlayın →
Defter, kayıt türleri ve kontrol odası: hangi kayıt neyi gösterir? →
Kaynaklar ve kapsam
Aşağıdaki kaynaklar genel süreç ve karar çerçevesi içindir. Bir şirkete ait faaliyet izni, belirli bir tesis için onay veya Alo Güvenlik hizmet taahhüdü yerine geçmez.
Son güncelleme: