Bilgi Merkezi · Kabul süreci
Ziyaretçi kabul prosedürü nasıl hazırlanır?
Ziyaretçi kabul prosedürü; geliş bildirimi, giriş noktası, kurum içi onay, yönlendirme ve çıkış takibini birbirine bağlayan yazılı akıştır. Onay bulunamadığında veya ziyaret amacı değiştiğinde hangi sorumluya ulaşılacağı da bu akışın parçasıdır. Kurye, teknik ekip ve mesai dışı ziyaretler için farklılaşan kuralları kurumunuz belirlemelidir.
Kabul sorumlusunun ziyaretçi karar ve istisna yolunu yazması
- ÖN BİLDİRİM
- GİRİŞ
- ONAY
- ALAN
Karşılama, onay ve erişim ayrı kararlar
Ziyaretçiyi karşılayan kişi, ziyaret edilen kurum adına her alan için izin vermiş sayılmaz. Resepsiyon talebi alır; kabul sorumlusu görüşmeyi teyit eder; güvenlik ekibi kendi görev sınırındaki erişim ve bildirim adımını uygular. Bu rol ayrımı, kiracılı bir plazada bina yönetimi ile şirket yönetiminin birbirinin yerine karar vermesini önler. Kayıt veya kart verilmesi tek başına sınırsız erişim anlamına gelmez.
| Durum | Kurumun önceden yazacağı karar | Kapanış |
|---|---|---|
| Randevu var, muhatap yok | Bekleme noktası ve ikinci onay rolü | Kabul / erteleme bilgisi |
| Kurye kat erişimi istiyor | Teslim noktasını ziyaretçi kabulünden ayırma | Teslim alan birim |
| Bakım süresi uzuyor | Yeni süre ve erişim sınırını onaylayan rol | İş emri / geçici erişim kapanışı |
| Mesai dışı ziyaret | Ulaşılabilir yetkili ve uygulanacak talimat | Bir sonraki vardiyaya aktarım |
Kayıt ihtiyacı ile erişim yetkisini birlikte düşünün
Prosedür tasarlanırken hangi kayıt alanının ne amaçla tutulduğu, kim tarafından görüldüğü ve hangi kurum kuralına bağlı olduğu açıklanmalıdır. Kolay olduğu için kimlik fotokopisi, sağlık bilgisi veya başka amaçla toplanmış veriler çoğaltılmaz. Otellerin konaklama kayıt yükümlülüğü ile ofis ziyaretçi kaydı aynı işlem değildir. Hukuki dayanak ve metinler kurumun yetkili incelemesine bırakılır; bu rehber şirketin aydınlatma metni değildir.
Prosedürün hangi girişleri kapsadığını belirleyin
Ana lobi, blok girişi veya servis kapısında kabul kararının sahibi farklı olabilir. Tek bir ziyaretçi kuralını bütün alanlara otomatik yaymayın.
Önce ziyaretin amacı, başvuru noktası ve kurumun kabul edeceği ziyaretçi türlerini tanımlayın. Çalışan girişi ile ziyaretçi kabulünün aynı uygulama olmadığı açıkça görülsün. Kurye teslimi, toplantı ziyareti ve yüklenici çalışmasını ayrı değerlendirin. Tesiste kartlı geçiş veya turnike varsa mevcut sistemdeki yetki ile yazılı onay yolunu eşleştirin; teknik sistemin varlığı kurum içi onayın yerini tutmaz.
Ön bildirimden yönlendirmeye karar zinciri
Ziyaretin bekleniyor olması ile ziyaretin kabul edilmiş olması ayrı durumlardır. Her adımda kimin karar verdiği anlaşılmalıdır.
| Adım | Yazılacak kural | Eksik bilgi varsa |
|---|---|---|
| Ön bildirim | Ziyaret amacı ve kabul eden kurum rolü | Bildirim sahibiyle netleştir |
| Geliş | Kullanılacak kapı ve uygun bekleme noktası | Kabul sorumlusuna yönlendir |
| Onay | Kurumun belirlediği doğrulama ve yetkili | Kendi başına yeni izin üretme |
| Yönlendirme | Gidilecek alan ve gerekiyorsa eşlik düzeni | Alan sorumlusuna aktar |
| Çıkış | Ziyaretin kapanış bilgisinin nasıl izleneceği | Açık takibi sonraki sorumluya devret |
Ziyaret önceden bildirilmiş olsa bile kurum yetkilisine ulaşılamıyorsa ekip, kurumun tanımladığı bekleme ve bildirim yolunu kullanır. Prosedür varsayılan bir kabul yetkisi yaratmamalıdır. Yetki devri veya mesai dışı iletişim düzeni değiştiğinde talimatın sürümü ve ekip brifingi birlikte güncellenir.
Ziyaretin bekleniyor olması ile ziyaretin kabul edilmiş olması ayrı durumlardır. Her adımda kimin karar verdiği anlaşılmalıdır.
- KABUL
- BEKLEME
- YÖNLENDİRME
- ÇIKIŞ
Kurye, teknik ekip ve mesai dışı gelişler
İstisna, prosedürün olmadığı bir boşluk değildir. Normal akıştan ayrılan durumun karar ve kayıt yolu önceden belirlenir.
- Kurye: teslimin lobi veya kurumun belirlediği noktada yapılması; teslimin kabul sorumlusu.
- Teknik ekip: çalışma alanı, işi onaylayan kurum rolü ve mevcut talimatın geçerliliği.
- Mesai dışı: ulaşılabilir sorumlu, kullanılan giriş ve çalışma/ziyaret amacı.
- Amaç değişikliği: önceki onayın yeni alana geçiş için yeterli olup olmadığının kurumca netleştirilmesi.
Site veya rezidansta sakin onayı ile site yönetiminin ortak alan kuralları birlikte okunur. Otelde etkinlik ziyareti ile misafir alanlarına erişim farklılaştırılır. Hazırlık aşamasında bu farkları tesis planındaki adlarla yazın; görevliyi belirsizliği kişisel yorumuyla çözmeye zorlayan ifadelerden kaçının.
Kayıt ve bildirimde gerekli süreç bilgisi
Kayıt, verilen kararın ve açık takibin anlaşılmasını sağlamalıdır. Gereksiz kişi ayrıntısı toplamaya dayalı bir şablon oluşturmayın.
Hangi bilginin kaydedileceğini, erişimi ve kayıt yerini kurumun yetkili birimleri netleştirir. Bu rehber kimlik fotokopisi, saklama süresi veya hukuki dayanak belirlemez. Operasyon takip notunda karar beklenen konu, ilgili kurum rolü ve takip durumu anlaşılır olmalıdır. Gerçek ziyaretçi bilgileri yerine boş süreç şablonlarıyla ekip alıştırması yapılabilir.
| Boş takip alanı | Kurumun dolduracağı karşılık |
|---|---|
| Açık konu | Onay / yönlendirme / çıkış takibi |
| Karar sahibi | İlgili kurum rolü |
| Durum | Bekliyor / netleşti / takip gerekiyor |
| Sonraki kontrol | Kurumun belirleyeceği takip zamanı ve kayıt yeri |
Açık takibi vardiya devrine bağlayın →
Kayıt, verilen kararın ve açık takibin anlaşılmasını sağlamalıdır. Gereksiz kişi ayrıntısı toplamaya dayalı bir şablon oluşturmayın.
- AÇIK KONU
- SORUMLU
- DURUM
- TAKİP
Talimatı kısa alıştırmayla sınayın
Sadece prosedürü imzalatmak yerine ekibin karar sınırını ve bildirim yolunu anlayıp anlamadığını kontrol edin.
- Onay sorumlusuna ulaşılamadığında izlenecek yolu ekip kendi cümlesiyle açıklayabiliyor mu?
- Kurye teslimi ile toplantı ziyaretinin farkı açık mı?
- Mesai dışı durumda normal kuralın hangi bölümü değişiyor?
- Açık kayıt teslim alan kişi tarafından anlaşılabiliyor mu?
Alıştırma çıktısı, kurumun yazılı talimatındaki eksikliği görünür kılabilir. Görev kapsamını değiştiren konu eğitim içinde varsayımla kararlaştırılmaz; kurum sorumlusuna geri götürülür. Talimat netleşince ekip hazırlığı ve takip kaydı birlikte güncellenir.
Karar vericinin soruları
Randevu ziyaretçiye her alanı açar mı?
Hayır. Kurumun kabul onayı, ziyaret amacı, erişim sınırı ve gerekiyorsa eşlik düzeni ayrı tanımlanır. Çıkışta geçici erişimin kapanışı da süreçte yer alır.
Kurye ile ziyaretçi aynı prosedüre mi alınır?
Teslim amacı ile kurum içi görüşme farklıdır. Kurye teslim noktasını ve teslim alan birimi belirleyin; kat erişimi talebini ayrıca kurum onayına bağlayın.
Araç kaydı, mal kabulü ve saha erişimi kararlarını ayırın →
Defter, kayıt türleri ve kontrol odası: hangi kayıt neyi gösterir? →
Kaynaklar ve kapsam
Aşağıdaki kaynaklar genel süreç ve karar çerçevesi içindir. Bir şirkete ait faaliyet izni, belirli bir tesis için onay veya Alo Güvenlik hizmet taahhüdü yerine geçmez.
Son güncelleme: